一、为加强学校因公出国（境）人员行前教育，保证因公出国（境）人员能顺利地出去，安全地回来，圆满地完成工作任务。同时，也为了规范因公出访，确保出访质量。根据国家有关文件和新形势的要求，结合学校实际，特制定本管理办法。
二、对外交流处负责学校公派出国（境）人员的出国教育培训。学校公派出国（境）人员在出国（境）前应知晓本管理办法的各项要求，并自觉遵守。
三、做好出国前的准备。学校公派出国（境）人员出国（境）前应做好充分准备，尤其须注意以下事项：
1．检查护照、签证的有效期。护照有效期是指签证期满还有半年以上时间，不要因护照过期影响国外行程。签证有效期是根据外国使领馆给的签证来确定，同时出访二个以上国家，要注意根据每个国家的签证有效期和停留期安排出访顺序。
2．购买必要的人身安全和医疗等方面保险。
3．了解前往国家（地区）基本信息。了解前往国家的风土人情、气候变化、治安状况、法律、法规、艾滋病、流行病疫情等信息，并采取相关预防措施。
4．登录外交部网站www.mfa.gov.cn，查询中国驻外使、领馆的地址和联系方式。
四、出入境时应注意事项。学校公派出国（境）人员在出入境时尤其应注意以下事项：
1．严禁携带国际禁运物品、受保护动植物制品（如象牙）等出入境。
2．如携带大额现金，必须按规定向海关申报。
3．不宜为陌生人携带行李或物品。
4．慎重选择携带个人药品。如因治疗自身疾病必须携带某些药品时，应请医生开具处方，并备齐药品的外文说明书和购药发票。
5．注意携带邀请函。现在不少国家（包括美国、法国等）的边防部门在外国人入境时需交验邀请函，对此应引起重视，注意携带出访必备文件。
6．填写入境卡时，入境目的要与签证种类保持一致，合理保护自己，以免授人以柄，造成被动。
7．因公出国团组和人员如持有效护照及签证在目的地国入境、出境或过境受阻时，应首先向该国主管部门如实说明入出境或过境事由，同时了解受阻原因。如当事人不懂当地语言，有权要求对方提供翻译服务。如果当事人的请求仍然得不到有关部门的回应，可要求与中国驻该国使、领馆联系，寻求帮助。如使领馆员向有关当局交涉未果，当事人应理智接受当地主管部门的决定；如确系受到对方不公正对待，要注意收集和保存证据，以便日后诉诸法律解决。
五、在国外公务活动中要注重礼仪礼节。学校公派出国（境）人员在国外公务活动中要注意礼仪礼节，尤其要注意以下几个方面的礼仪礼节：
1．遵守所在国法律规定，尊重所在国风俗习惯。
2．在对外交往中要谦虚谨慎，不卑不亢。待人接物要文明礼貌，言谈举止应文雅得体。
3．公务活动时应着正装，非公务活动时可着便装。穿西服参加活动，一般应系领带。
4．遵守时间、不得失约。这是国际交往中极为重要的礼节。万一因故不能应邀赴约，要有礼貌地尽早通知主人，并以适当方式表示歉意。
5．尊重老人和妇女。上下楼梯、车辆，进出电梯，让老人妇女先行，主动予以照顾。进出大门主动帮助老人妇女开门、关门。同桌用餐，两旁若是老人或妇女，男子应主动照顾，帮助他们入离座位等。
6．注意下列行为：
（1）吃东西要文雅，闭嘴咀嚼，不要发出声音。如汤、菜太热，可稍待凉后再吃，切勿用嘴吹。嘴内的鱼刺、骨头不要直接外吐，用餐巾掩嘴，用手（吃中餐可用筷子）取出，或轻轻吐在叉上，放在菜盘内。吃剩的菜，用过的餐具牙签，都应放在盘内，勿置桌上。剔牙时，用手或餐巾遮口。
（2）不当着别人的面擤鼻涕、掏鼻孔、挖眼屎、打哈欠、修指甲、剔牙齿、挖耳朵等。咳嗽、打喷嚏时，应用手帕捂住口鼻，面向一旁，避免发出大声。
（3）在参加活动前，不要吃葱蒜韭菜等辛辣味重食品。
（4）不得随地吐痰和随地丢果皮纸屑。
（5）在国外除少数有标志的地方可以抽烟外，绝大多数公共场所都是禁止吸烟的。在工作、参观、谈判和进餐中，一般不吸烟或很少吸烟，不要边走边吸烟。进入会客室或是私人住宅、办公室等，不知道是否允许吸烟时，可询问一下主人。如有妇女在座，应征得她的同意。在场人多或同座身份高的人士都不吸烟时，则一般不吸烟。
六、严格遵守外事纪律。外事无小事，外事工作授权有限。学校公派出国（境）人员出国（境）期间，要严格遵守外事纪律，一切行动听指挥。尤其要注意以下几个方面：
1．遇事多请示。
（1）团员有事要向团长请示；
（2）在参观访问中，如有意见需向对方提出，应报代表团、组领导，个人不要擅自表态，更不得随意发表有损国格、人格和不符合国家对外政策的言论；
（3）团组在国外期间如发生意外事件，及时向我驻外使领馆请示，寻求帮助。
2．团组成员不要随意接受外国记者采访。团组成员如遇记者一般问话，由团长可简单予以答复，如系采访，应请示代表团、组或驻外使领馆领导后再作答复。
3．出国团组在国外期间团员不得擅自离开集体。团员如要约见老朋友、会见亲人，事先应请示代表团、组领导。如发生团组人员出走和滞留不归的情况，应及时向我驻当地使领馆和国内有关主管部门报告。
4．出国不得携带内部机密文件、内部报刊或记有内部情况的笔记本。
5．对外交谈不得涉及内部机密情况。在与外国人谈判中，商量对策和交换意见应在有保密条件的地方进行。
6．严格遵守出国管理规定。
（1）严格按照出国任务批件确定的出访国家执行出访任务，不得利用“申根签证”和互免签证的便利，随意增加访问国家和地区。
（2）严格按照出国任务批件核定的出访时间安排出访日程，不得随意增加和延长出访时间。
（3）不得利用转机、过境为由，借机绕道旅行、游览。
（4）确保已审批的出访公务活动和出访任务落到实处。
（5）坚持勤俭办外事。严格按照相关审核要求和有关规定标准执行。
（6）回国后一周内提交出访报告，做好项目跟踪与落实。
七、 加强防范意识注意人身财产安全。我校公派出国（境）人员在出国（境）期间要有人身财产安全防范意识，尤其要注意以下几个方面：
1．注意护照及贵重物品安全。
（1）不要将文件、钱包、护照等重要物品放在易被利器划开的塑料袋中。
（2）将护照及贵重物品与其他行李分别搁放，随身携带。
（3）出门时尽量不要随身携带大量现金，也不要在居住地存放大量现金。
（4）如发生护照被窃或丢失的情况，应及时向当地警察机关报案，向我驻外使领馆报告，并持本人身份资料到我驻外使领馆申请补发相应证件，以便回国或继续行程之用。
2．注意人身安全。
（1）在国外出门活动，至少2人以上，不要一人单独活动。
（2）不要前往赌博色情场所。
（3）如遇国外警察检查护照等证件，可先请他出示证件，记下他的警牌号、警车号，以防假冒、受骗。
（4）熟记当地火、警、急救等应急电话。
3．注意防范“法轮功”的反动宣传和渗透。出国团组和人员不要在“法轮功”活动现场停留、围观，不与“法轮功”媒体接触，不接受任何形式的采访，不参与其组织的活动，不接、不信、不传反动宣传品，更不能接受不明不白的起诉书。
八、 提高领事保护意识，维护出国人员的合法权益。我校公派出国（境）人员在出国（境）期间，要有领事保护意识，尤其要注意以下几个方面：
1．出国人员如在境外遇到交通和其他意外事故，应立即向当地警方报案，并通知中国驻当地使、领馆。
2．出国人员在境外受到犯罪分子侵害时，应立即向当地警方报告，并索要一份警察报告复印件。同时向中国驻当地使领馆报告。领事官员可以提供以下帮助：安排适当人员听取当事人的受害情况；敦促警方尽快破案；了解案件进展情况；向当事人提供律师和翻译的名单；推荐合适的医院；补（换）发丢失或受损的相应证件；协助当事人与家人、朋友联系；寻求当地社会救助。但是，领事官员不能调查案件，不能代替当事人出庭，不能充当翻译，也不能替当事人支付律师费、医疗费或其他相关费用。
3．出国人员在出访国被羁押或监禁时，有权要求面见中国驻当地使领馆领事官员。领事官员将根据当事人的请求前往探视，并保护其合法权益，如人道待遇、公平待遇等。领事官员还可以帮助当事人与亲友取得联系，向当事人提供当地律师名单。但是，领事官员不能干涉当地法律程序，不能出面替当事人进行诉讼。
九、简单口语。学校公派出国（境）人员在出国（境）过程中要掌握一些常用简单英语听说，以方便公务活动。
1．海关常用情景口语
①Please show your passport and declaration card. 请出示你的护照和报关单。（不需要回答，直接给海关工作人员。）
②How long will you stay in XXX? 你在XXX逗留多久？ (回答直接告诉对方时间就可以了，譬如 Six days。)
③What is the purpose of your visit? 你来的目的是什么？ (因公出国：business，出国培训：training。 )
④How much money do you have with you? 你身上带了多少现金？(带了多少就说多少，但是一定要在限额之内。)
⑤please open this bag. 请打开这个袋子。（同样不需要回答 ）
2．酒店常用情景的口语
①I made a reservation. 我预定了房间。
②I'll be late for hours, but please keep my reservation. 我会迟到几个小时，请给我保留预定。
③May I see the room? Is hot water available all day? 我想看一下房间，热水全天都有么？
④Please give me a card with hotel address. 请给我一张带有宾馆地址的卡片。（这个很重要，如果您的英语不是足够好，那么这张卡片就太有用了）
十、本管理办法由对外交流处负责解释。
十一、本管理办法从颁布之日起试行。
2019年9月11日
